Zarządzanie hotelem przy pomocy programu hotelowego nie jest skomplikowanym procesem?

Dzisiaj nie wydaje się, aby jakkolwiek możliwe było zarządzanie hotelem, jeśli nie dysponuje się programem do obsługi hotelu i to takim dosyć zaawansowanym. W hotelu bowiem trzeba zadbać o tak wiele spraw, że bez odpowiedniego zaplecza informatycznego najzwyczajniej w świecie nie jest to po prostu w ogóle możliwe. Sprawdź, jakie ułatwienia wprowadza dobry system hotelowy.

Zarządzanie hotelem – kwestia rezerwacji

W przypadku rezerwacji, zadania powierzone oprogramowaniu hotelu wydają się być najważniejsze. Chodzi przede wszystkim o to, aby system stanowił jedną spójną całość, w której to zintegrowane będą ze sobą wszystkie rezerwacje z różnych stron internetowych, z maili, czy też te rezerwacje, które wykonano przez Internet. Dzięki integracji, całkowicie niemożliwa staje się sytuacja, w jakiej potencjalny klient próbuje zarezerwować pokój, który przed momentem ktoś już zarezerwował. Wynika to z tego, że system zmienia status pokoju z dostępnego na niedostępny zaraz po tym, gdy pokój zostanie zajęty.

Ważne jest także, aby osoba, która przyjmuje daną rezerwację lub też odczytuje tę, która została właśnie wykonana przez Internet, upewniła się, że klient podał wszystkie potrzebne dane. Jeśli czegoś brakuje warto dopytać klienta. Dzięki temu w systemie znajdą się wszystkie dane, które potem mogą być potrzebne.

Praca recepcjonisty

Swego czasu, gdy nowoczesne rozwiązania jeszcze nie był obecne w hotelach, praca recepcjonisty była dosyć żmudna. Musiał on szukać w kalendarzu czy też księdze nazwiska gościa, który chciał się zameldować. Często trwało to bardzo długo. Obecnie jednak nie ma tego problemu, gdyż meldowanie się do hotelu jest błyskawiczne. Jest to efekt tego, o czym mowa była powyżej. Chodzi o zapisywanie w systemie wszystkich niezbędnych danych podczas rezerwacji. Recepcjonista dosłownie jednym kliknięciem po wpisaniu na klawiaturze nazwiska gościa może uzyskać dostęp do wszystkich danych, jakich potrzebuje do zameldowania gości.

Zarządzanie hotelem na tym najniższym poziomie, czyli na recepcji jest bardzo istotne. Tempo obsługi gości chcących się zameldować w hotelu bądź też go opuścić jest przecież dla klientów bardzo ważne.

Skuteczne zarządzanie hotelem dzięki zebranym danym

Nie każdy wie o tym, że programy hotelowe nie tylko usprawniają codzienne funkcjonowanie hotelu, ale również zapisują dane, które pobierają. Danych tych jest natomiast bardzo dużo i dotyczą najrozmaitszych kwestii. Najbardziej podstawowe dane dotyczą pokoi, a mianowicie tego, które z nich, jakiego typu i na których piętrach, są przez gości najczęściej wybierane. Jednakże, program zapisuje również o wiele bardziej szczegółowe dane. Dotyczą one często wyposażenie pokoi oraz tego, z czego w pokoju korzystają goście. Chodzi tutaj zwłaszcza o używanie wszystkiego co jest płatne, jak na przykład niektóre kanały telewizyjne, czy też filmy na życzenie. Również dane dotyczące minibaru, a w zasadzie korzystania z jego zawartości, są zapisywane na dysku.

Pierwszymi odbiorcami kompleksowych danych są zwykle osoby odpowiedzialne za zarządzanie hotelem. To ci ludzie wykonują pierwsze analizy mające na celu podsumowanie działalności hotelu oraz wykrycie najlepiej widocznych błędów i uchybień. Kiedy już jednak pierwsza analiza zostanie zakończona, dane najczęściej przekazywane są do różnego typu analityków. Oni wykonują ciężką pracę analizując wszystkie dane bardzo szczegółowo. Kiedy już to zrobią przychodzi czas na poszukiwanie rozwiązań. Generalnie, cel jest zawsze jeden, chodzi oczywiście o zwiększenie zarobków generowanych przez hotel.

Ułatwienia dla klientów

Większość udogodnień, o których powyżej wspomniano dotyczyła niżej lub wyżej postawionych pracowników hotelu. Jednakże, co z gośćmi hotelowymi? Czy im program obsługi hotelu w niczym nie pomaga? Wydaje się, że jest im jak najbardziej pomocny.

Należy na pewno wspomnieć, że jeśli program w jakikolwiek sposób ułatwia pracę obsłudze hotelowej, to przeważnie również pozwala wyciągać pewne korzyści klientom. Rzecz w tym, że personel, który może szybciej pracować obsługuje klientów szybciej. Nie muszą więc oni czekać w długich kolejkach do recepcji czy też na obiad.

Na pewno bardzo dużym ułatwieniem jest dla klientów także to, że program zajmuje się kontrolą dostępu do poszczególnych usług na terenie całego hotelu. Mowa tu zarówno o wszystkim, co znajduje się w budynkach należących do hotelu, jak i o usługach świadczonych na świeżym powietrzu. Przykładem może być zautomatyzowana wizyta w SPA hotelowym. Na czym polega tutaj ułatwienie? Rzecz w tym, że kiedyś w hotelu trzeba było zwykle oczekiwać na wejście do SPA, ponieważ personal sprawdzał, czy poszczególni klienci opłacili wstęp. Dzisiaj natomiast, sprawdza to system i co ważne, robi to w ciągu ułamka sekundy.

Podobne procedury jakie są w SPA, czy też na basenie hotelowym, wprowadzono również na polach golfowych. Oczywiście, w poszczególnych hotelach pola golfowe funkcjonują nieco odmiennie. Jednakże, zawsze ich pracę nadzoruje program hotelowy, bez którego kontrola pola golfowego byłaby bardzo trudna do zorganizowania.

http://www.intelihotel.pl/